Digital Strategy and Applications

  • English

Co to są bazy danych?

Co to są bazy danych? Dlaczego są tak ważne w prowadzeniu biznesu? Odpowiedzi na te dwa pytania prezentujemy w tym artykule. Na przykładach pokazujemy, co możemy zyskać korzystając z baz danych przy wprowadzaniu danych, wyszukiwaniu informacji, kategoryzowaniu różnych rodzajów danych, a także generowaniu raportów poprzez łączenie poszczególnych kategorii danych.

Baza danych to zbiór informacji przechowywanych w komputerze, w uporządkowanej strukturze, co pozwala na przeszukiwanie ich na różne sposoby. Zasadniczo, baza danych to tabele, które porządkują dane w kolumnach I wierszach. Kolumny służą do nazywania różnego rodzaju kategorii danych, jak np. Imię, nazwisko, wiek, miasto etc. Wiersze natomiast są zarezerwowane dla danych różnych podmiotów, odpowiadającym określonym w kolumnach kategoriom, jak w przykładzie poniżej:

 

ID

Full Name

Age

City

2431

John Smith

35

London

2432

Adam Krull

52

Manchester

2433

Paul Paterson

 

 

 

Praktycznie wszystkie istotne informacje, które codziennie się pojawiają, odpowiednio sortujemy w tabeli. Nastęnie możemy wygenerować zapytania (tabele na żądanie) używając danych z jednej lub więcej tabeli. Np. Mając tabelę z Informacjami o studentach oraz drugą tabelę dot. średnich ocen studentów możemy wygenerować nowe zapytanie dot. informacji o studentach z danymi średnimi ocen. Ta koncepcja wydaje się prosta, ale jest potężnym narzędziem do przechowywania, szukania i zabezpieczenia informacji.

W jaki sposób aplikacje baz danych ułatwiają I czynią wydajnym ten process? Firma dostaje program do użytku na własnym komputerze. Taki program zawiera formularze do wprowadzania danych, gdzie znajdują się pola do wypełnienia I zapisania. Te formularze mogą pokazywać zarówno tylko jeden record, jak I cały formularz ze wszystkimi rekordami. Służą one do ułatwienia wprowadzania danych, np. Wprowadzenia daty poprzez wybranie odpowiedniej daty z kalendarza, który pojawi się przy kliknięciu danego pola. Innym przykładem jest wprowadzanie numeru telefonu, który pojawi się zawsze w tym samym formacie , co ułatwi ich przeglądanie, a przy okazji zasygnalizuje błąd, gdyby numer składał się z mniejszej/ większej ilości znaków niż standardowo. Inne przykłady ułatwaijace pracę to m.in. pola z rozwijaną listą wyboru odpowiednich danych (zamiast wpisywania), pola wyświetlające komunikaty o błędach gdy np. Dane się powtarzają lub zostały błędnie wpisane.

W jaki sposób możemy to wszystko wykorzystać? Zalety korzystania z baz danych opisaliśmy w krótkim podsumowaniu:

  1. Wyższa jakość I łatwiejsze wprowadzanie danych przy użyciu kalendarza, list rozwijanych, pól wyboru, … etc. te działania minimalizują błędy ludzkie I literówki.
  2. Możliwość budowania I aktualizowania danych każdego dnia, a także przekształcenie z czasem tego narzędzia na know- how firmy.
  3. Prostsze udostęnianie informacji, biorąc pod uwagę wielu użytkowników korzystających z bazy danych, w tym z wprowadzania, aktualizacji I wykorzystywania danych.
  4. Bezpieczeństwo danych, gdzie tabele są zapisywane w bezpiecznym miejscu, wykonując na bieżąco kopie zapasowe. Istnieje także możliwość przywrócenia starych wersji baz danych w przyadku problemów technicznych lub błędów ludzkich.
  5. Funkcja wielopoziomowego użytkowania programu pozwala wielu użytkownikom na raz wprowadzać dane I mieć dostęp do poszczególnych danych, które są im udostępnione. 

Podumowując, tworzenie bazy danych dla firmy od samego początku jej aktywności I obecności na rynku jest niewątpliwą przewagą konkurencyjną w zakresie wprowadzania, wyszukiwania I aktualizowania danych uzyskiwanych każdego dnia. Dobrze zaprojektowane I skategoryzowane dane staną się wiedzą, gromadzoną każdego dnia. Może być ona w prosty sposób udostępniona innym użytkownikom. Minimalizuje koszty I czas, który często tracimy na komunikację I poszukiwanie danych.

Dodaj komentarz